Я выстраиваю свой метод планирования с тех пор, как пришел в IT, а это уже 12 лет. И вот что я заметил — идеальной системы планирования не существует.
Есть только те, что подходят на время. И это нормально, ибо условия жизни и обстоятельства работы меняются.
Сегодня я собрал для вас «икигай», проверенную временем систему планирования в случае перегрузки не только задачами, но и проектами.
Сейчас я одновременно работаю над двумя большими коммерческими проектами, плюсом у меня около десяти дополнительных проектов на самых разных стадиях. Все эти дополнительные проекты мало связаны с IT. Немудрено, что без адекватной системы планирования справится сложно.
Теоретическая часть
За любой системой планирования стоят принципы.
Они не являются обязательными, а лишь опциональными — вы можете смешивать этот «коктейль» принципов как вам будет удобно, в зависимости от ваших желаний и обстоятельств. В этом, кстати, и состоит один из принципов планирования — подстраивай под себя.
Группировка задач в проекты
Задача не может валяться «Нигде». Каждая задача должна быть прикреплена к своему родителю — проекту. Каждый проект может разбиваться на дополнительные проекты по необходимости (например, если вы хотите отделить Продажи в одном проекте от Работы с клиентами в этом же Проекте).
Под каждый проект нам нужно создать отдельное пространство для хранения задач. В разных планировщиках для этого можно использовать Канбан-списки, теги, или отдельные проекты. Я предпочитаю группировать проекты с помощью тегов в приложении TickTick, и в практике расскажу, как это сделать.
Планирование блоками
Когда вы берёте задачи в работы, лучше объединять их в единые логические блоки. В рабочем проекте у вас могут быть задачи: «Позвонить клиенту Х», «Отправить демонстрацию клиенту Y», или «Напомнить о себе клиенту Z». Но вы можете взять её как единую задачу «Работа с клиентами» и пакетно её закрывать.
Ограничение задач по времени сверху и снизу
Блоки задач, которые я беру в работу, я ограничиваю снизу и сверху по времени.
Минимум времени, выделяемый на один блок задачи — один час. За час вы успеете полностью погрузиться в задачу, и закрыть сразу несколько малоприятных, но необходимых задач (например, отписать всем зависшим клиентам).
Максимум для блока задачи — два часа. За это время мозги не успевают перегреваться, и после небольшого перерыва, при желании, можно вернуться к той же задаче.
Только умоляю, забудьте о том, чтобы постоянно трекать свои задачи по таймеру и вносить это в календарь — кроме лишнего напряга это ничего не принесёт. Лучше ориентируйтесь на пакетное закрытие задач одного рода — вам же будет легче и проще работать без переключений.
Приоритезация проектов и задач
Долгое время я всячески избегал расставления приоритетов после проектов. Сейчас же в любом сервисе, который я использую, я разделяю задачи и проекты на следующие цветовые кодировки (вы можете использовать Матрицу Эйзенхауэра или любой другой метод).
Такая приоритезация помогает с легкостью оценить приоритет задач, просто взглянув на календарь. Если там много зеленых задач — значит, я быстро и форсированно прихожу к ключевым результатам. Много синего — значит, прокрастинирую и делаю что-то не то.
Естественно, после приоритезации в работу стоит первыми забирать зеленые задачи.
Гибкое планирование
Если я неделю буду жить по графику, который расписан заранее с утра и до вечера, то скорее повешусь, чем закрою хоть что-нибудь.
Когда я планирую день, я забиваю слоты времени в календаре только тем, что у меня действительно привязано ко времени (утренние ритуалы, завтрак с обедом, тренировки, звонки). Остальные задачи, которые не привязаны к чёткому времени, я просто кидаю в план на день и выполняю их, когда начинает «переть».
Практическая часть
С ключевыми принципами планирования мы разобрались. Осталось внедрить их на практике. Делать я это буду с помощью сервиса TickTick. Раньше я использовал TimeStripe от Студии Лебедева, но для меня стало большим минусом, что задачи в проекты заносить довольно долго, как и искать их (а ещё TimeStripe безбожно дорог, по сравнению с остальными сервисами).
Описанный принцип подойдёт к разным планировщикам, TickTick выбран чисто для примера, потому, что я пользуюсь им в данный момент.
сразу скажу — чем больше у вас проектов и задач, тем больше вы будете получать пользу от этой системы. Например, при трех проектах вы не увидите в ней ничего особенного, но при 5+ проектах, эта система будет очень хорошо помогать разгребать ваши приоритеты и задачи.
1. Выгружаем задачи
На первом этапе нам нужно сесть и выгрузить все задачи из головы. В TickTick я предпочитаю делить проекты на 2 категории: 1 — проекты, 2 — личные списки. Первая используются для хранения проектных задач, вторая — исключительно для ведения личных списков (например книги, хотелки, покупки, планы путешествий, и всё остальное).
2. Объединяем задачи в проекты
Следующий шаг — это разделить задачи на отдельно стоящие проекты. В рамках сервиса TickTick я нашел идеальный и максимально простой способ быстро разделить задачи на проекты — это создать им теги. Дальше вы увидите, почему я использую теги, а не отдельные проекты. Но пока — просто раскидаем наши задачи по разным проектам, используя теги.
3. Расставляем приоритеты
Чтобы понять, за какую задачу стоит браться первой, и какая быстрее приведёт к результату, у нас есть два варианта подхода для разных сервисов.
Я применяю дифференциацию задач по цвету, но раскрашиваю не отдельные проекты, а теги.
Теперь нам отчетливо видно, что в первую очередь стоит брать задачи зеленые, затем желтые, и только затем — синие.
На этом вся система кончается. Всё что нам остается — это создавать новые задачи и блоки задач, вытягивать их на календарь и блокировать время на их завершение.
Если вы создаете блок задач, то с помощью тега вы сможете сразу его покрасить и таким образом отобразить приоритет. Получается очень даже удобно и визуально понятно:
Надеюсь, эта система была для вас полезна, даже если у вас уже огромный опыт в планировании.
И последний совет, чтобы не сгореть в рабочей гонке: выделяйте время, когда вы не работаете. В определенный момент нужно сказать себе «Хватит» и идти отдыхать.
И помните самое важное — нет ничего лучше системы планирования, до которой дошли вы сами.
